Transparentnost funkčních míst
Rozhovor s Tomášem Karnetem, procesním poradcem společnosti Škoda Auto
22.9.2014 - DoporučujemeŠkoda Auto je společnost o desítkách tisíc zaměstnanců. Popisy jejich činností jsou rozděleny do tisíců definovaných „funkčních míst“.
Před několika lety zavedla společnost řešení eHR přinášející rozsáhlou modernizaci a elektronizaci personálních procesů. Tento „multiprojekt“ obsahoval i elektronizaci popisů práce funkčních míst.
O přínosech a úskalích této elektronizace jsme hovořili s Tomášem Karnetem, procesním poradcem Škoda Auto pracujícím v oddělení Procesního a organizačního managementu, který je za projekt elektronizace popisů funkčních míst odpovědný.
Jak u vás vzniká popis práce pro nové funkční (pracovní) místo, tj. „nový druh práce“?
Vedoucí OJ, který tvoří popis práce pro nové místo, si musí rozmyslet, jaké činnosti bude zaměstnanec na daném funkčním místě vykonávat. Naší rolí je posoudit navržené činnosti z hlediska možných duplicit, podpořit vedoucího při formulaci popisu a spolu s personalistikou přiřadit vhodnou profesi. Následuje elektronické schválení na několika úrovních. Nakonec je funkční místo připraveno pro nábor nového zaměstnance. Samotný nábor podporují další oblasti našeho systému eHR.
Když jste v roce 2009 tvořili zadání projektu, čeho jste hlavně chtěli dosáhnout?
Systematizace, přehlednosti, jednoznačnosti, jednoduchosti, rychlosti.
V roce 2011 jste nové řešení spustili. Jaký byl výsledek?
Dvouletá práce nebyla snadná, ale popisy míst jsou nyní nesrovnatelně jasnější a jednotnější. Pracujeme s nimi rychleji. Snadno v nich vyhledáváme. Stručně řečeno: vše kolem funkčních míst je velmi transparentní a má svoje jasná pravidla.
V čem konkrétně se vaše práce změnila?
Například jeden z tisíců procesů, kontrolu přijatých faktur, je možné popsat slovy „kontrola“, „ověřování“, „schválení správnosti“, „likvidace“ či mnoha dalšími. Nyní popisujeme vše jedinou standardizovanou větou a nezáleží na tom, v kterém z mnoha oddělení se kontrola faktur provádí.
Nové a změněné popisy práce je nyní možné velmi rychle schválit v rámci přesně definovaného workflow. Je-li to nutné, nový popis práce může vzniknout za několik minut.
Dalším pokrokem je archivace. Jakýkoli popis práce, aktuální i již neplatný, nyní okamžitě najdeme. Dříve jsme k tomu často potřebovali hodiny hledání.
Je také naprosto jasné, který popis práce funkčního místa je aktuálně platný a vedoucí OJ ho má k dispozici v online prostředí pro všechna funkční místa v rámci své organizační jednotky. Stejně tak i každý zaměstnanec má online náhled na popis práce svého vlastního funkčního místa.
Opět shrnuji: hlavní změnou je doslova revoluční zvýšení transparentnosti.
Jak dosahujete jednotnosti popisů a terminologie?
Nové popisy funkčních míst tvoříme na základě elektronických katalogů. Máme katalog předmětů, katalog specifikátorů, katalog sloves a katalog předloh.
Vše je integrováno do funkčního schématu organizace, a provázáno s dalšími personálními procesy jako jsou Kompetenční matice, Kompetenčního profil zaměstnance, Vytvoření plánu osobního rozvoje, Nábor personálu a další. A jejich prostřednictvím dále, například do veřejných portálů (jobs.cz, ...).
Jak pracná je údržba všech katalogů?
Celý systém je stále živý, vznikají nové činnosti, jiné zanikají a některé se mění. Dá se tedy říci, že údržba katalogů i popisů je náročná.
Ale vyplatí se. Nová funkční místa se známými činnostmi pak vznikají velmi rychle a systematicky a navíc umíme zabránit duplicitám. Údržba katalogů se zkrátka zúročí při operativní práci.
Jednou z výhod je například to, když uživatel vytvoří popis česky, má ho automaticky v tom samém okamžiku přeložený do němčiny a naopak. Při práci v papírové formě mohl být stejný český popis přeložen pokaždé jinak, nyní tento problém zcela odpadá díky tomu, že katalogy udržujeme v obou jazycích.
S jakými úskalími jste se setkali a setkáváte?
Ze začátku bylo těžké stanovit, co chceme a co skutečně potřebujeme. Začínali jsme na zelené louce, naši kolegové z VW a Audi ještě podobný systém neměli. Všichni jsme museli přijmout nový pohled na věc a rozhodovat například o tom, zda máme do předloh funkčních míst zahrnout profese či nikoli.
Bylo potom spuštění produktivního systému hladké?
Technicky vcelku ano. Uživatelé – jimiž jsou vedoucí pracovníci na různých úrovních – si ovšem museli zvyknout na nový přístup, který byl pro ně zpočátku pracnější než ten „papírový“. Někteří pochopili přínos nového systému okamžitě, jiní ho poznávali delší dobu.
Přešli jste na elektronické popisy funkčních míst najednou nebo postupně?
Od stanoveného dne se všechny nové popisy tvořily pouze elektronicky. Ty původní zůstávaly na papíře a byly postupně nahrazovány elektronickými.
Řešení používáte už přes tři roky. Zdá se tedy, že jste se s počátečními úskalími vyrovnali.
Ano, a řekl bych, že odvaha se nám vyplatila. Nyní máme v elektronické formě 98% všech popisů funkčních míst a nikdo si na dřívější papírové popisy už ani nevzpomene.
Jakou pracovní kapacitu si zavedení řešení vyžádalo?
Implementaci se věnoval celý náš útvar. Kolegové z IT řídili projekt po technické stránce.
Takovou investici si může dovolit jen velká organizace.
V tomto rozsahu a s touto důkladností asi ano. Ale středně velká organizace nepotřebuje tak komplexní řešení. Investice by byla mnohem nižší a i tak věřím ve značný pokrok v přehlednosti a transparentnosti popisů pracovních pozic.
Jakým směrem zamýšlíte řešení dále rozvíjet?
Kromě nepřetržité aktualizace popisů funkčních míst podle aktuálních potřeb a dalšího čištění, sjednocování a zpřehledňování elektronických katalogů bychom se rádi zaměřili na zkvalitnění analýzy činností ve společnosti.
Máme k dispozici mnoho dat a mohli bychom je efektivněji využívat. Už nyní dokážeme během chvíle identifikovat funkční místa se stejnými popisy, činnostmi či stejnými specifikátory.
Analýzy nám mohou pomoci nalézt synergie mezi činnostmi, zjišťovat kapacity, duplicity napříč celou společností.
Jak byste po třech letech používání své řešení shrnul?
Máme moderní, transparentní a rychlý systém schopný dalšího rozvoje.
Jeho přínos nevyjadřujeme ve finančních částkách, ale ve zvýšení rychlosti, flexibility a přehlednosti. Posun je tedy kvalitativní, a po třech letech praxe lze bezpečně říci, že značný.
Ptal se: Pedro Gomez, KCT Data
Prohlédněte si můj profil v Katalogu profesionálů.
Tomáš Karnet - procesní poradce společnosti Škoda Auto
Tento rozhovor byl připraven ve spolupráci s firmou:
Další informace Vám rádi poskytneme prostřednictvím EduCity, prosíme kontaktujte p. Bartičku info@educity.cz nebo na tel. (+420) 731 169 890
Vytisknout rozhovor