Jak vypadá cloudové řešení personálního informačního systému

Rozhovor s Jaroslavem Šmardou, místopředsedou představenstva společnosti Vema

16.9.2013 - Doporučujeme

"Asi jedinou a dočasnou nevýhodu cloudu vidím v tom, že cloud je dnes velmi moderní, řada dodavatelů označuje svoje řešení jako cloud a přitom se vůbec o cloud nejedná," říká v rozhovoru pro HR News Jaroslav Šmarda.

Jaroslav Šmarda je místopředsedou představenstva a ředitelem Obchodně-provozní divize společnosti Vema, a. s., která patří mezi nejvýznamnější dodavatele informačních systémů pro podporu řízení lidských zdrojů v České a Slovenské republice a je největším poskytovatelem těchto systémů formou cloudu. Podílel se na založení společnosti Vema v devadesátých letech. Tam pracoval nejprve jako programátor vývoje, později jako technický ředitel a nyní se ve své pozici podílí na definování firemní strategie – je zodpovědný za oblast vztahů se zákazníky, personální a finanční řízení společnosti.

Co si má personalista představit, když se řekne cloud?

Cloud představuje velmi spolehlivé řešení využívající zabezpečené internetové připojení. Uživatel cloudového systému má vždy k dispozici aktuální verze softwaru. Má jistotu, že nejen software, ale především data, která nezbytně potřebuje ke své práci, jsou v dobrých rukou a prakticky nemůže dojít k jejich ztrátě nebo neoprávněnému použití. Personalista přitom používá veškeré aplikační funkce stejně jako dříve, může se plně soustředit na personální práci a nezabývat se starostmi spojenými se softwarem.

Jaké výhody přinášejí cloudové informační systémy pro řízení lidských zdrojů?

Hlavní výhodou cloudových řešení je výrazná úspora nákladů na provozování informačního systému. Naši zákazníci nepotřebují server, na kterém je systém nainstalován, ani pracovníky IT oddělení, kteří se o něj starají – například instalují nové verze, řeší archivace, zálohování dat, zabezpečení provozu a spoustu dalších činností. Ty za ně v případě cloudového řešení mnohem efektivněji děláme my.

Existují naopak i nějaké nevýhody?

Asi jedinou a dočasnou nevýhodu cloudu vidím v tom, že cloud je dnes velmi moderní, řada dodavatelů označuje svoje řešení jako cloud a přitom se vůbec o cloud nejedná. Hlavním znakem cloudu je to, že jediná verze softwaru na serveru dodavatele obsluhuje mnoho zákazníků, tj. organizací různé velikosti a pravděpodobně i z různých resortů. Tím se dosahuje všestranně efektivního provozování personálních systémů.

Personální informační systémy vaší společnosti mají již dvacetiletou tradici. Popište nám hlavní rozdíly mezi tehdejšími a dnešními řešeními.

Těch rozdílů je pochopitelně mnoho. Přeskočím ten samozřejmý, tj. že první systémy byly vytvářeny pro textový operační systém MS DOS a ty dnešní jsou určeny pro grafické operační systémy typu MS Windows, a zaměřím se hned na ten z uživatelského pohledu nejdůležitější. Tehdejší řešení, která nelze označit jako personální systémy, byla nejprve určena jen pro mzdovou účetní a program i data byl jen na jejím počítači. Poté přišlo na řadu síťové řešení, kdy programy byly na několika málo počítačích, byly určeny kromě mzdových účetních také personalistům a data byla sdílena v počítačové síti.

Dnešní personální systémy jsou určeny mnohem širšímu okruhu uživatelů a kromě odborných referentů s nimi pracují také manažeři a v řadě organizací také prakticky všichni zaměstnanci. Proto je nezbytnou součástí dnešních systémů intranetový portálový přístup, který je řádně zabezpečen tak, aby se každý z uživatelů dostal jen k těm údajům, ke kterým má oprávnění. Takové personální systémy mají mnohem vyšší užitnou hodnotu pro zákazníky vzhledem k informacím, které poskytují.

Co to znamená pro firmy, jejichž personalisté s těmito systémy pracují každý den?

Především široké uplatnění bezpapírové administrativy. Personalisté už nemusí tisknout spousty personálních přehledů. Každý z manažerů má potřebné personální údaje o svých podřízených kdykoliv dostupné ze svého počítače. Všichni zaměstnanci mohou mít elektronické výplatní lístky apod.

Komu je určen váš systém Vema a co všechno zahrnuje?

Personální systém Vema je určen širokému spektru zákazníků – podnikatelských i nepodnikatelských organizací prakticky všech resortů v ČR i SR. Kromě jádra systému, které tvoří aplikace pro zpracování mezd a personalistiku včetně propracované elektronické komunikace s ČSSZ, obsahuje také řešení pro plánování dovolené, docházku, nástupní a změnové listy, vzdělávání zaměstnanců, zpracování organizačních struktur, kompetenční modely, výběrová řízení, hodnocení zaměstnanců, pracovní cesty, stravenky a benefity zaměstnanců.

Kolik firem v České republice tento systém používá a z jakých oborů především?

Personální systém Vema používá v České republice téměř 5 300 organizací. Jsou mezi nimi podnikatelské subjekty jako například Veletrhy Brno, ArcelorMittal Frýdek-Místek, Teplárny Brno, United Bakeries, ale třeba i velké nemocnice jako FN Motol, FN Ostrava-Poruba, Nemocnice Jablonec nad Nisou.

Kdo byl váš vůbec první zákazník a jak na něj vzpomínáte?

Od začátku jsme naše programy koncipovali tak, že jsou určeny mnoha zákazníkům, proto teď nemohu vybrat jediného prvního zákazníka. Někteří z těch prvních jsou stále našimi zákazníky.

Tehdy to byla úplně jiná doba bez internetové komunikace. Zákazníci za námi jezdili se svými počítači a to tehdy byly docela velké a těžké bedny. To proto, že programy byly distribuovány na disketách a ty se často nedaly přečíst, takže bylo jistější nainstalovat si program přímo do počítače. Zákazníci byli trpěliví a čekali na nové verze našich programů třeba dlouho do noci.

Jsou dnešní personalisté zběhlí v informačních technologiích? Jak jim případně můžete pomoci?

Ano, jsou, a navíc je současným trendem, ke kterému směřují především cloudová řešení, aby uživatelské rozhraní bylo jednoduché a co nejvíce podobné rozhraní známých internetových aplikací jako jsou sociální sítě.

Jakým směrem si myslíte, že se budou personální informační systémy vyvíjet dál?

Pro další vývoj personálních systémů jsou jasné tři trendy. Prvním z nich je využití mobilních zařízení, tedy především tabletů, ale i chytrých mobilů. Dalším je integrace sociálních sítí. Jedním z cílů personálních informačních systémů je zlepšení komunikace mezi zaměstnanci a k tomu se nejlépe hodí sociální sítě. Třetím trendem pak je sledování a vyhodnocování metrik procesů, tedy metrik zaměřených na aktivity zaměstnanců. Typickými příklady v nejvíce se rozvíjející oblasti služeb mohou být sledování počtu vyřešených požadavků, doby trvání řešení požadavků, počtu reklamací apod.

A vaše plány do blízké budoucnosti?

Dalším logickým krokem po nasazení intranetového portálového přístupu je softwarová podpora personálních a dalších procesů v organizaci často označovaná jako workflow. Personální systém pak zajišťuje dodržování pracovních postupů v procesech jako je například schvalování dovolené, nástup nového zaměstnance nebo schvalování pracovních cest. Takovou automatizaci jednotlivých personálních procesů postupně připravujeme.

Doplňující otázky:

Oblíbený autor, kniha:

Pokud mám jmenovat úplně nejoblíbenější knihu z  beletrie, tak to jsou Osudy dobrého vojáka Švejka od Jaroslava Haška. Rád čtu také manažerské knihy a tady bych chtěl jmenovat tři, které by podle mého názoru měly být povinnou součástí studia managementu na vysoké škole a to jsou dvě knihy o Stevu Jobsovi, tedy jeho životopis od Waltera Isaacsona a pak Cesta Steva Jobse: iLeadership pro novou generaci od Jay Elliota. Z českých knih pak Můj život – Muž, který zachránil značku Aston Martin, kterou napsal Harry Pollak.

Oblíbená činnost:

I když se mi to zdá trapné a fádní, když mnoho manažerů dnes hovoří o tom, jak propadli golfu, tak bohužel musím konstatovat, že mou oblíbenou činností je golf.

Kam byste se chtěl podívat:

Mým nejbližším cílem je podívat se do Portugalska za golfem.

Oblíbený server:

Mezi oblíbená místa na internetu u mne patří sociální sítě Twitter a Google+ především kvůli tomu, jak obrovský zdroj informací a vzdělávání mohou představovat.

Ing. Bc. Jaroslav Šmarda, MBA - místopředseda představenstva společnosti Vema

Tento rozhovor byl připraven ve spolupráci s firmou:

Další informace Vám rádi poskytneme prostřednictvím EduCity, prosíme kontaktujte p. Bartičku info@educity.cz nebo na tel. (+420) 731 169 890

Vytisknout rozhovor